Eine Kopie oder Abschrift wird beglaubigt durch einen Beglaubigungsvermerk, der unter die Abschrift oder Kopie zu setzen ist. Der Vermerk muss enthalten:

1. die genaue Bezeichnung des Schriftstückes, dessen Abschrift oder Kopie beglaubigt wird,
2. die Feststellung, dass die beglaubigte Abschrift oder Kopie mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt,
3. den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift der für die Beglaubigung zuständigen Person und das Dienstsiegel (Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht)!

Wichtig ist, dass jede Seite der Kopien (auch bei Vorder- und Rückseite auf einem Blatt) einen kompletten Siegelabdruck enthält. Bestehen Zeugnisse
und Nachweise aus mehreren Seiten und wird jede Seite einzeln gestempelt, ist es wichtig, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name steht. Ist er nicht überall angegeben, muss er in den Beglaubigungsvermerk aufgenommen werden. Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z. B. „Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt werden.

Achten Sie bitte auch darauf, dass keine leere Rückseite, ohne Bezug zur Vorderseite, beglaubigt wird. Es ist auch zulässig (siehe Beispiel unten) nur eine Seite mit einem Siegelabdruck zu versehen, sofern alle Blätter (z.B. schuppenartig) übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Siegelabdrucks erscheint.

Wie darf eine Beglaubigung nicht aussehen?
Bei Zweitschriften von Abiturzeugnissen fehlen oft die Unterschriften und das Siegel. Eine solche Zweitschrift enthält dann nur die eingedruckten Namen der Zuständigen mit dem Hinweis „gez.:“. Ein solches Zeugnis kann, auch wenn es ordnungsgemäß beglaubigt wurde, nicht anerkannt werden.

Ebenso liegt eine richtige Beglaubigung nicht vor, wenn ein Zeugnis, das eine richtige Beglaubigung enthält, nochmals kopiert und so eingereicht wird. Diese Kopie müsste wiederum eine nochmalige Beglaubigung im Original enthalten.

Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass die Beglaubigungen Ihrer Unterlagen den gestellten Anforderungen genügen, da andernfalls eine Teilnahme am Auswahlverfahren nicht gewährleistet ist!